Antworten auf die häufigsten Fragen von Apothekeninhabern

Viele Apothekeninhaber sind im Alltag die zentrale Anlaufstelle für ihr Team. Sobald eine Entscheidung ansteht oder etwas vom gewohnten Ablauf abweicht, landet das Thema bei ihnen. So verbringen sie einen großen Teil ihres Tages damit, Fragen zu beantworten und Probleme zu klären.

Die Folge: Für die Führung der Apotheke bleibt wenig Zeit. Zahlen werden nur nebenbei geprüft, Mitarbeitergespräche verschoben und wichtige Veränderungen im Betrieb immer wieder vertagt.

Zeitmangel entsteht häufig, wenn im Team nicht eindeutig geregelt ist, wer welche Entscheidungen selbst treffen darf. Mitarbeiter sichern sich dann beim Inhaber ab, obwohl sie viele Fragen selbst klären könnten. So wird er immer wieder aus seinen eigenen Aufgaben herausgerissen.

Ähnlich wirkt es sich aus, wenn wiederkehrende Abläufe nicht festgelegt sind. Statt nach einem bekannten Vorgehen zu handeln, muss das Team erneut nachfragen. Dem Inhaber fehlt diese Zeit anschließend für Aufgaben, die tatsächlich bei ihm liegen.

Der erste Ansatzpunkt ist die Aufgabenverteilung. Prüfe, welche Tätigkeiten zwingend bei dir liegen müssen und welche ein Mitarbeiter mit einer klar definierten Entscheidungsbefugnis übernehmen kann.

Regelmäßige Absprachen und eindeutig verteilte Aufgaben sorgen dafür, dass weniger Rückfragen bei dir landen. Reserviere dir außerdem feste Zeiten für die Aufgaben, die nur du als Inhaber übernehmen kannst. Diese Termine gehören in deinen Kalender und sollten nicht davon abhängen, ob im Tagesgeschäft gerade Zeit übrig bleibt.

Du kommst nicht aus dem Tagesgeschäft, indem du dich einfach daraus zurückziehst. Zuerst muss dein Team wissen, welche Aufgaben es eigenständig übernimmt und wann du als Inhaber gefragt bist.

Übertrage deshalb nicht nur Tätigkeiten, sondern auch die dazugehörige Entscheidungsbefugnis. Sonst erledigen deine Mitarbeiter zwar die Arbeit, warten bei Abweichungen aber weiterhin auf deine Freigabe. Genau diese Rückfragen sorgen dafür, dass du im Tagesgeschäft eingebunden bleibst.

Ja, sofern die Apotheke organisatorisch darauf vorbereitet ist. Wenn bereits eine Krankmeldung oder eine ungeplante Situation dazu führt, dass nur du entscheiden kannst, wird es schwierig, im Urlaub nicht erreichbar zu sein.

Damit deine Vertretung übernehmen kann, muss klar sein, was sie selbst entscheiden darf: Wer reagiert auf Personalausfälle? Wer bearbeitet Beschwerden? Welche finanziellen Entscheidungen darf die Vertretung treffen? Und in welchen wenigen Fällen wirst du kontaktiert? Je eindeutiger das vor deiner Abreise geregelt ist, desto weniger hängt der Betrieb von deiner Erreichbarkeit ab.

Mehr Zeit für deine Familie entsteht nicht allein durch weniger Termine. Du musst deine Apotheke verlassen können, ohne dass während deiner Abwesenheit Entscheidungen liegen bleiben oder ständig Rückfragen bei dir eingehen.

Wenn dein Team Verantwortung übernimmt und wiederkehrende Abläufe feststehen, musst du nicht für jede Frage erreichbar sein. So endet dein Arbeitstag nicht nur in der Apotheke, sondern auch auf dem Handy.

Als Apotheken-Verwalter bist du vor allem damit beschäftigt, den laufenden Betrieb sicherzustellen: Du beantwortest Rückfragen, löst kurzfristige Probleme und springst dort ein, wo etwas nicht funktioniert.

Als Apotheken-Gestalter richtest du den Blick stärker auf die Weiterentwicklung deines Unternehmens. Du beschäftigst dich beispielsweise damit, welche wirtschaftlichen Ziele du erreichen möchtest, welche Verantwortung dein Team übernehmen kann, welche Strukturen fehlen und wie sich deine Apotheke am Markt entwickeln soll.

Dabei geht es nicht darum, sich vollständig aus der Apotheke zurückzuziehen. Deine Rolle verändert sich vielmehr vom zentralen Problemlöser hin zum Unternehmer, der Rahmenbedingungen schafft, innerhalb derer das Team selbstständig arbeiten und sich die Apotheke weiterentwickeln kann.

Der erste Schritt besteht darin, regelmäßig Zeit für Aufgaben einzuplanen, die nicht unmittelbar zum Tagesgeschäft gehören. Dazu zählen beispielsweise die Auswertung deiner Kennzahlen, Mitarbeiterführung, Personalplanung und die strategische Entwicklung deiner Apotheke.

Gleichzeitig solltest du prüfen, welche Entscheidungen heute noch ausschließlich bei dir liegen. Wenn dein Team mehr Verantwortung übernimmt und klare Entscheidungsbefugnisse erhält, musst du weniger operative Fragen selbst lösen.

So entsteht schrittweise eine Apotheke, deren Entwicklung nicht davon abhängt, dass du persönlich jede Aufgabe steuerst oder jede Entscheidung triffst.

Ein Team arbeitet selbstständiger, wenn die Mitarbeiter wissen, was sie entscheiden dürfen. Ein bloßes „Übernimm mehr Verantwortung“ reicht dafür nicht.

Lege für wichtige Bereiche konkrete Zuständigkeiten und Befugnisse fest. Wer beispielsweise die Warenwirtschaft übernimmt, sollte wissen, welche Bestellungen er selbst auslösen darf und wann eine Rücksprache mit dir nötig ist. So muss dein Mitarbeiter nicht bei jedem Sonderfall nachfragen und du musst nicht jede Entscheidung selbst treffen.

Beginne mit deinen wiederkehrenden Aufgaben und prüfe, welche davon wirklich bei dir als Inhaber bleiben müssen. Viele Tätigkeiten lassen sich nach einer Einarbeitung an Mitarbeiter übergeben. Andere erledigt dein Team möglicherweise bereits, fragt dich aber bei einzelnen Schritten weiterhin nach einer Freigabe.

Beim Delegieren sollte deshalb klar sein, was der Mitarbeiter übernimmt, welches Ergebnis erwartet wird und welche Entscheidungen er dabei selbst treffen darf. Muss er sich bei jedem Detail bei dir absichern, hast du zwar die Aufgabe abgegeben, bist aber weiterhin daran beteiligt.

Jeder wichtige Aufgabenbereich braucht eine klar benannte verantwortliche Person. Das betrifft beispielsweise die Warenwirtschaft, die Dienstplanung oder interne Abläufe.

Für jeden Bereich sollte festgelegt sein, was der Mitarbeiter selbst entscheidet, wann eine Rücksprache erforderlich ist und welche Ergebnisse regelmäßig geprüft werden. Dadurch wissen Mitarbeiter, wofür sie verantwortlich sind und an welcher Stelle ihre Befugnisse enden.

Eine offene Stelle ist nicht immer das einzige Problem. Personalmangel fällt stärker ins Gewicht, wenn der Inhaber Aufgaben übernimmt, die Mitarbeiter selbst erledigen könnten, oder das Team bei vielen Entscheidungen auf seine Freigabe wartet. Bevor du ausschließlich nach zusätzlichem Personal suchst, solltest du deshalb prüfen, wie die Arbeit im bestehenden Team organisiert ist.

Gleichzeitig geht es darum, gute Mitarbeiter im Betrieb zu halten und offene Stellen gezielt zu besetzen. So wird aus der Frage „Wie finde ich jemanden?“ zunächst die Frage: „Brauchen wir zusätzliches Personal und wenn ja, an welcher Stelle?“

Bevor du eine Stelle ausschreibst, sollte feststehen, wen du suchst und welche Aufgaben die Person in deiner Apotheke übernehmen wird. Ebenso wichtig ist, was deine Apotheke als Arbeitgeber bietet und was sie von anderen Arbeitgebern unterscheidet.

Diese Punkte gehören bereits in die Stellenanzeige. Eine Anzeige mit „PTA gesucht“ sagt Bewerbern wenig darüber, was sie bei dir erwartet. Beschreibe stattdessen den Arbeitsalltag, die Aufgaben und die Bedingungen der Stelle so konkret, dass Bewerber einschätzen können, ob deine Apotheke zu ihnen passt.

Gute Mitarbeiter zu halten, setzt voraus, dass du weißt, wie sie ihre Arbeitssituation erleben und was sie im Apothekenalltag belastet. Das erfährst du nicht zwischen zwei Aufgaben, sondern in regelmäßigen Mitarbeitergesprächen.

Dort lassen sich beispielsweise Überlastung, Unzufriedenheit mit der eigenen Rolle oder Probleme im Team ansprechen, bevor daraus ein Kündigungsgrund wird. Mitarbeiterbindung bedeutet deshalb auch, solche Themen früh zu erkennen und gemeinsam konkrete Veränderungen zu vereinbaren.

Ständige Kontrolle wird oft dann nötig, wenn Mitarbeiter nicht genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Besprich deshalb vorab, welche Aufgabe ein Mitarbeiter übernimmt und welches Ergebnis am Ende stehen soll.

Statt zwischendurch immer wieder nach dem aktuellen Stand zu fragen, vereinbarst du einen Zeitpunkt, an dem ihr das Ergebnis gemeinsam besprecht. So bleibt der Mitarbeiter für seine Aufgabe verantwortlich und du erfährst trotzdem, ob die Vereinbarung eingehalten wurde.

Welche Kennzahlen du regelmäßig prüfen solltest, hängt von deiner Apotheke und ihrer wirtschaftlichen Situation ab. Umsatz und Rohertrag zeigen beispielsweise, was die Apotheke erwirtschaftet und wie viel nach dem Wareneinsatz verbleibt. Personalkosten wiederum zeigen, welchen Anteil die Mitarbeiter am wirtschaftlichen Ergebnis beanspruchen.

Die Zahlen sollten nicht nur im Jahresabschluss auftauchen. Wenn du sie regelmäßig abgleichst, erkennst du Veränderungen früher und kannst prüfen, wo Handlungsbedarf besteht. So kannst du bereits unterjährig Maßnahmen für deine Rentabilitätsverbesserung einleiten.

Ein hoher Umsatz der Apotheke reicht als Beleg für ihre Rentabilität nicht aus. Wichtig ist, wie viel davon nach Wareneinsatz, Personalkosten und weiteren Betriebskosten als Ergebnis verbleibt.

Steigt der Umsatz, während gleichzeitig die Kosten stärker wachsen, verdient die Apotheke dadurch nicht automatisch mehr. Erst der Vergleich von Umsatz, Rohertrag, Kosten und Ergebnis zeigt, wie sich die wirtschaftliche Lage der Apotheke entwickelt.

Um den Umsatz einer Apotheke zu erhöhen, solltest du zuerst prüfen, wo zusätzliche Einnahmen entstehen könnten. Je nach Apotheke liegt der Ansatz beispielsweise bei der Preisgestaltung oder darin, bestehende Kunden häufiger zu erreichen und weitere Kunden zu gewinnen.

Mehr Umsatz bedeutet allerdings nicht automatisch mehr Gewinn. Wenn für den zusätzlichen Umsatz zugleich der Wareneinsatz oder die Personalkosten deutlich steigen, bleibt davon unter Umständen wenig übrig. Deshalb sollte neben der Umsatzentwicklung immer geprüft werden, wie sich Rohertrag, Kosten und Ergebnis verändern.

Controlling in der Apotheke bedeutet, die wirtschaftliche Entwicklung regelmäßig anhand deiner Zahlen zu prüfen. Eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die lediglich abgelegt oder einmal im Jahr besprochen wird, hilft dir dabei wenig.

Vergleiche beispielsweise Umsatz, Rohertrag und Personalkosten regelmäßig mit den Vormonaten und deinen Planwerten. Steigen die Personalkosten oder sinkt der Rohertrag, prüfst du, wodurch sich die Veränderung erklären lässt. So erkennst du frühzeitig, an welcher Stelle du reagieren musst.

Apothekeninhaber sollten vor allem die Kosten regelmäßig prüfen, die das Ergebnis ihrer Apotheke stark beeinflussen. Dazu zählen insbesondere Personalkosten und Wareneinsatz. Beim Lager solltest du zusätzlich darauf achten, wie viel Kapital in Waren gebunden ist.

Ein Anstieg der Kosten ist dabei nicht automatisch problematisch. Steigen beispielsweise die Personalkosten, sollte geprüft werden, was die Apotheke durch den zusätzlichen Personaleinsatz erwirtschaftet. Erst im Zusammenhang mit Umsatz, Rohertrag und Ergebnis lässt sich beurteilen, wie sich die Kosten wirtschaftlich auswirken.

Wo sich Kosten senken lassen, unterscheidet sich von Apotheke zu Apotheke. Bei der einen Apotheke sind mehr Mitarbeiterstunden eingeplant, als für das tatsächliche Arbeitsaufkommen erforderlich sind. Bei einer anderen bindet ein zu großer Warenbestand unnötig Kapital oder es wird zu ungünstigen Konditionen eingekauft.

Deshalb solltest du nicht pauschal Ausgaben kürzen. Prüfe stattdessen, wo Kosten entstehen, die sich reduzieren lassen, ohne dass darunter der Betrieb oder der Ertrag leidet.

Standardisieren solltest du vor allem Abläufe, die regelmäßig wiederkehren und bei denen häufig Rückfragen oder unterschiedliche Vorgehensweisen entstehen. Das betrifft zum Beispiel Bestellungen, die Dienstplanung oder die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Für diese Abläufe sollte feststehen, welche Schritte erforderlich sind und wer sie übernimmt. So muss das Team bei einer wiederkehrenden Aufgabe nicht jedes Mal neu klären, wie es vorgeht oder wer dafür zuständig ist.

Dokumentiere einen Ablauf so, dass ein eingearbeiteter Mitarbeiter weiß, was zu tun ist und an welcher Stelle er Rücksprache halten muss. Aus der Beschreibung sollte außerdem hervorgehen, wer die Aufgabe übernimmt und wann sie erledigt wird.

Dafür brauchst du nicht für jeden Prozess ein langes Handbuch. Bei vielen wiederkehrenden Aufgaben reicht eine kurze Schrittfolge, an der sich Mitarbeiter im Arbeitsalltag orientieren. So müssen sie das Vorgehen nicht jedes Mal neu erfragen.

Eine Apotheke funktioniert ohne deine ständige Anwesenheit, wenn dein Team den Arbeitsalltag auch dann bewältigt, wenn du nicht vor Ort bist. Dafür muss geregelt sein, wer dich vertritt und welche Entscheidungen diese Person in deiner Abwesenheit selbst treffen darf.

Wiederkehrende Abläufe sollten zudem so dokumentiert sein, dass das Team nicht auf dein Wissen angewiesen ist. So läuft der Betrieb weiter, ohne dass du bei Personalfragen, ungeplanten Situationen oder alltäglichen Entscheidungen jedes Mal kontaktiert werden musst.

Eine klare Positionierung legt fest, wofür deine Apotheke stehen soll und welche Kunden du besonders ansprechen möchtest. Dabei geht es nicht nur um Werbung, sondern um grundlegende Fragen zur Ausrichtung deines Betriebs.

Prüfe beispielsweise, welche Leistungen für deine Apotheke besonders relevant sind, welche Schwerpunkte du setzen möchtest und wodurch sich dein Angebot von anderen Apotheken im Umfeld unterscheidet.

Diese Entscheidungen geben deinem Marketing eine konkrete Richtung. Statt einzelne Maßnahmen ohne festes Ziel umzusetzen, kannst du gezielt vermitteln, was deine Apotheke auszeichnet und welche Leistungen du anbietest.

Marketing unterstützt dich dabei, deine Positionierung gezielt an Kunden und potenzielle Mitarbeiter zu vermitteln. Welche Kanäle dafür geeignet sind, hängt von deiner Zielgruppe und der Ausrichtung deiner Apotheke ab. Dazu gehören unter anderem deine Website, lokale Suchergebnisse, Social Media, Veranstaltungen oder Kooperationen.

Wichtig ist, dass du vorher festlegst, was du mit deinem Marketing erreichen möchtest. Das kann zum Beispiel sein, neue Kunden für bestimmte Leistungen zu gewinnen, bestehende Kunden stärker zu binden oder mehr Bewerber auf deine Apotheke aufmerksam zu machen.

Damit wird Marketing zu einem Teil der unternehmerischen Entwicklung deiner Apotheke und nicht zu einer Sammlung einzelner Werbeaktionen.

Eine Apothekenberatung ermöglicht es dir, deinen Betrieb nicht nur aus dem Tagesgeschäft heraus zu beurteilen. Du beschäftigst dich damit, wo deine Apotheke wirtschaftlich steht und welche Ursachen hinter wiederkehrenden Problemen im Arbeitsalltag liegen.

Dabei prüfst du deine Rolle als Inhaber und die Aufgabenverteilung im Team. Du lernst außerdem, wirtschaftliche Zahlen einzuordnen und daraus konkrete Maßnahmen für deinen Betrieb abzuleiten. So weißt du, welche Themen du zuerst angehen musst und was sich dafür in deiner Apotheke verändern muss.

Ausgangspunkt ist die konkrete Situation der Apotheke. Dazu werden wirtschaftliche Kennzahlen, Personal, Organisation, Verantwortlichkeiten und die Rolle des Inhabers betrachtet.

Anschließend werden die Bereiche priorisiert, bei denen Handlungsbedarf besteht. Je nach Apotheke kann das beispielsweise die Kostensteuerung, Personaleffizienz, Personalgewinnung, Führungsstruktur oder Aufgabenverteilung sein. Danach werden die Änderungen im Betrieb umgesetzt und ihre Ergebnisse überprüft.

Welche Themen bei einer Unternehmensberatung für Apotheken bearbeitet werden, hängt davon ab, wo im Betrieb Veränderungen notwendig sind. In der BSU stehen insbesondere sieben unternehmerische Gestaltungsfelder im Zentrum:

1. Unternehmermindset und Unternehmerrolle: Selbstführung, Prioritäten und der Weg vom Verwalter zum Gestalter
2. Zahlen und wirtschaftliche Steuerung: Kennzahlen, Rohertrag, Kosten und aktive Steuerung
3. Team und Leadership: Führung, Verantwortung und ein zunehmend selbstständiges Team
4. Strukturen und Prozesse: wiederkehrende Abläufe, Zuständigkeiten und klare Vertretungsregeln
5. Recruiting und Employer Branding: passende Mitarbeitende gewinnen, entwickeln und binden
6. Branding und Marketing: Positionierung und Sichtbarkeit der Apotheke
7. Unternehmensentwicklung und Zukunftsstrategie: Wachstumsfelder einordnen und die nächste Entwicklungsstufe vorbereiten

Die Themen hängen häufig zusammen: Eine veränderte Aufgabenverteilung im Team wirkt sich beispielsweise auf die Arbeitsbelastung des Inhabers und den Personaleinsatz aus.

Eine pauschale Steigerung von Umsatz oder Gewinn lässt sich nicht versprechen. Wie sich eine Apotheke wirtschaftlich entwickelt, hängt von ihrer Situation und davon ab, welche Veränderungen im Betrieb umgesetzt werden. Das zeigen die folgenden Beispiele aus der Beratung von BSU:

• Bei einem Apothekenverbund mit vier Standorten stieg das ausgewiesene Jahresergebnis von rund –3.000 EUR auf +208.000 EUR.
• Über zwei Geschäftsjahre entwickelte sich das ausgewiesene Jahresergebnis einer Apotheke von rund –32.500 EUR auf +86.600 EUR.
• Bei einer Apotheke stieg der Umsatz innerhalb von zwei Jahren von rund 4,05 auf 4,66 Mio. EUR (+14,8 %). Gleichzeitig entwickelte sich das ausgewiesene Jahresergebnis von rund 23.800 EUR auf 142.100 EUR.

Die Beispiele zeigen die Entwicklung einzelner begleiteter Apotheken. Welche Ergebnisse erreicht werden, unterscheidet sich von Betrieb zu Betrieb und lässt sich daher nicht im Voraus garantieren. Die genannten Zahlen sind Praxisbeispiele aus begleiteten Apotheken. Sie stellen keine Prognose, Garantie oder Zusage für die wirtschaftliche Entwicklung anderer Apotheken dar.

BSU ist aus dem eigenen Transformationsprozess eines Apothekeninhabers entstanden. Ausgangspunkt war die Frage, was sich im eigenen Betrieb verändern muss, damit nicht jede wichtige Entscheidung, jedes Problem und jede Weiterentwicklung dauerhaft beim Inhaber landet. Gründer Bodo Schmitz-Urban ist bis heute aktiver Apothekeninhaber in Düsseldorf, die Beratung entsteht also nicht aus der Distanz, sondern aus der eigenen laufenden Praxis.

Was zunächst in der eigenen Apotheke erprobt wurde, bildet heute die Grundlage für die Arbeit mit über 200 kontinuierlich begleiteten Apotheken. Dabei geht es konkret darum, wirtschaftliche Zahlen für Entscheidungen zu nutzen, Verantwortung im Team zu verankern und Abläufe so zu regeln, dass der Betrieb weniger vom täglichen Eingreifen des Inhabers abhängt.

Im Mittelpunkt steht der Weg vom Apotheker zum Unternehmer und vom Apotheken-Verwalter zum Apotheken-Gestalter. Der Inhaber soll nicht mehr an jeder operativen Stelle gebraucht werden, sondern die Apotheke führen und ihre Entwicklung gezielt steuern.

Mit der Planung deiner Apothekennachfolge solltest du nicht warten, bis der Übergabetermin bereits feststeht. Je früher du dich damit beschäftigst, desto mehr Zeit hast du, deine Apotheke auf die Übergabe vorzubereiten.

Dabei geht es nicht nur darum, einen Nachfolger zu finden. Auch der Betrieb selbst sollte so organisiert sein, dass er nicht dauerhaft von deiner Anwesenheit und deinem persönlichen Wissen abhängt. Das erleichtert einem Nachfolger die spätere Übernahme.

Wenn du deine Apotheke verkaufen möchtest, solltest du frühzeitig prüfen, welche Aufgaben, Abläufe und Informationen bisher ausschließlich bei dir liegen. Wichtiges Wissen solltest du dokumentieren und Aufgaben so im Team verteilen, dass ein Nachfolger nicht jeden Bereich neu organisieren muss.

Ebenso sollte anhand der wirtschaftlichen Zahlen nachvollziehbar sein, wie sich die Apotheke entwickelt hat. Damit schaffst du eine Grundlage, auf der ein Nachfolger den bestehenden Betrieb übernehmen und weiterführen kann.